Soutenance de doctorat

L’autorisation de soutenir une thèse est accordée par le Président de la communauté d’universités et établissements (ComUE) Université́ Bourgogne – Franche-Comté́ (UBFC), après avis du directeur de l’école doctorale (ED) et sur proposition du directeur de thèse (article 17 de l’arrêté du 25 mai 2016 modifié le 1er juillet 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat).

La date limite pour une soutenance de thèse à UBFC au titre de l’année universitaire N sans réinscription administrative est fixée au 31 décembre de l’année N+1. Les doctorants seront exonérés du paiement des droits d’inscription ainsi que du paiement de l’affiliation au régime étudiant de la sécurité sociale (seuls les frais de médecine préventive devront être acquittés ainsi que la cotisation CROUS).

Formalités de soutenance

La procédure se lance sur ADUM au moins deux mois avant la date prévisionnelle de la soutenance et comporte plusieurs étapes :
– La désignation de rapporteurs
– La proposition d’un jury
– Le dépôt électronique du manuscrit de thèse avant la soutenance
– La demande d’autorisation de soutenance
– La soutenance
– Le dépôt électronique du manuscrit de thèse, corrigé le cas échéant, après la soutenance*
– Le retrait du diplôme de doctorat

*Attention : il est important que vous utilisiez le modèle de page de garde UBFC et que vous y indiquiez, suite à la soutenance, quel membre du jury a été désigné comme président du jury.

AU MOINS 2 MOIS AVANT LA SOUTENANCE :

DESIGNATION DES RAPPORTEURS ET PROPOSITION DES MEMBRES DU JURY 

Les renseignements afférents à la soutenance sont complétés dans le profil ADUM du doctorant par le doctorant et son directeur de thèse afin de générer le dossier de demande d’autorisation de soutenance pré-rempli.

Le dossier doit comporter les documents suivants :

  • le formulaire de proposition de rapporteurs et de jury, visé par les directeurs de thèse et d’unité de recherche ;
  • le résumé de la thèse ;
  • la liste des publications issues de la thèse ;
  • le récapitulatif des formations suivies par le doctorant, visé par le directeur de l’ED.

L’ED vérifie que la (ou les) proposition(s) de rapporteurs sont conformes à la réglementation en vigueur, cas échéant, à la convention de cotutelle.

DESIGNATION DES RAPPORTEURS

Les rapporteurs doivent :

  • être au moins deux ;
  • être extérieurs à UBFC ;
  • être titulaires de l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) ou équivalence sur la base de leurs compétences scientifiques ;
  • appartenir à des unités de recherche différentes ;
  • ne pas avoir de publication commune (publiée, en rédaction ou en soumission) avec le doctorant.

En cas de proposition d’un chercheur étranger ou, à titre exceptionnel, d’un rapporteur non HDR, le directeur de thèse fournit le CV du rapporteur pressenti pour approbation par le directeur de l’ED.

Le BED envoie un courrier aux rapporteurs, avec copie au secrétariat de l’ED, leur demandant de déposer sur ADUM leur rapport signé, dans un délai d’un mois et au plus tard 14 jours avant la soutenance sous peine de report de cette dernière.

DESIGNATION DU JURY

Composition du jury :

  • de 4 à 8 membres;
  • au moins pour moitié de personnes extérieures à UBFC (les codirecteurs, même extérieurs à  UBFC, sont considérés comme internes) ;
  • au moins pour moitié de membres de rang A (professeurs ou personnels assimilés selon l’article 6 du décret du 16 janvier 1992) ;
  • au moins un professeur ou maître de conférences des universités.

La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes, dans la mesure du possible.
Au vu des rapports, l’autorisation de soutenance est délivrée par le président d’UBFC, sur avis du directeur de l’ED.
Une convocation officielle est alors envoyée aux membres du jury, qui ont accès aux rapports des rapporteurs sur ADUM.

DEPOT DU MANUSCRIT

Le doctorant dépose sur son profil ADUM la version électronique de sa thèse. Cette version, dont le dépôt est conforme à l’article 24 de l’arrêté du 25 mai 2016, est celle qui est transmise aux rapporteurs et au jury.
Le formulaire de dépôt avant soutenance, visé par l’ED, fait partie des documents dont doit se munir le directeur de thèse le jour de la soutenance.

La page de garde du manuscrit doit être conforme au format exigé par la COMUE UBFC.

CAS PARTICULIERS

 Soutenance à huis clos : Exceptionnellement, la soutenance peut se tenir à huis clos pour des raisons de confidentialité. Dans ce cas, le directeur de thèse doit compléter et transmettre à l’ED le formulaire de demande d’autorisation de soutenance à huis clos ici, pour avis du directeur de l’ED et décision du président d’UBFC.

Des accords de confidentialité à faire signer aux rapporteurs, aux membres du jury et aux invités éventuellement présents le jour de la soutenance sont disponibles dans votre espace personnel ADUM (si vous avez bien coché la case « thèse confidentielle » en préparant votre soutenance). En cas d’indisponibilité de ces formulaires, vous pouvez les obtenir auprès du secrétariat de votre école doctorale.

Soutenance en visioconférence : En cas d’impossibilité d’un, plusieurs ou la totalité des membres du jury, la soutenance peut se faire totalement ou partiellement en visioconférence. Cela doit être indiqué au moment du lancement de votre procédure de soutenance dans ADUM.

Membre du jury absent non comptabilisé : Dans l’hypothèse où l’absence n’a pas été anticipée et si cette absence n’est pas justifiée, le membre du jury ne sera pas pris en compte.

Membre du jury absent pouvant néanmoins participer au jury : Le jury doit rester conforme à la réglementation (au moins la moitié de rangs A selon l’arrêté du 15 juin 1992 et la moitié d’extérieurs à UBFC).
Le directeur de thèse doit informer l’ED de l’absence d’un membre du jury dès qu’il en a connaissance pour permettre de mettre en place la procédure suivante :

–  le membre du jury concerné doit envoyer un rapport (s’il était rapporteur, son pré-rapport suffit) et une liste de questions qu’il aurait posées au candidat s’il avait été présent ;

–  le directeur de thèse se munit du formulaire « attestation de membre du jury absent », qui devra être signé par lui-même et le président du jury à l’issue de la soutenance ;

–  le rapport et les questions seront lus au cours de la soutenance par le président du jury ;

–  l’attestation devra être annexée au procès-verbal de soutenance.

Les personnalités extérieures invitées à la soutenance ne doivent pas apparaître sur les documents, ni signer les rapports.

LE JOUR DE LA SOUTENANCE

Conditions :

–   un président est désigné parmi les membres du jury ;
–   le président du jury est obligatoirement de rang A (professeur, professeur des universités –
praticien hospitalier, directeur de recherche – selon l’arrêté du 15 juin 1992 fixant la liste des corps de fonctionnaires assimilés aux professeurs des universités). Le directeur de thèse, le codirecteur de thèse, un maître de conférences HDR ou un chargé de recherche HDR ne peuvent pas être président du jury ;
–   à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats. Dans cette configuration, le président et le doctorant doivent être dans une même salle ;
–   dans l’hypothèse où un ou plusieurs membres du jury seraient dans l’impossibilité de participer à la soutenance, la composition du jury restant (au minimum 4) doit satisfaire aux exigences décrites plus haut, à savoir au moins 50% de membres extérieurs et 50% de membres de rang A ou assimilés ;
–   le directeur de thèse participe au jury mais ne prend pas part à la décision finale.
Le directeur de thèse doit se munir des imprimés indispensables au bon déroulement de la soutenance.

 Le rapport de soutenance doit :

–  être rédigé par le président du jury ;

–  comporter les appréciations du jury dont éventuellement des félicitations accordées au candidat ;

–  être contresigné par tous les membres du jury y compris le directeur de thèse.

Le procès-verbal de soutenance doit être complété dans son intégralité et faire apparaître clairement :
–  le titre de la thèse, qui doit être identique sur tous les documents (désignation des rapporteurs, mémoire et rapport de soutenance) ;
–  le nom du président du jury ;
–  les noms, prénoms et grades exacts de tous les membres du jury, y compris le directeur de thèse ;
–  les signatures de tous les membres présents du jury, à l’exception du directeur de thèse ;
–  l’avis du jury sur la reproduction de la thèse ;
–  l’admission ou l’ajournement.

Dans le cas où un ou plusieurs membres du jury participent à la soutenance par visioconférence, le président du jury devra avoir reçu au préalable l’ensemble des délégations de signature des membres du jury en visioconférence, afin que le procès-verbal soit effectivement signé par tous les membres.
Le procès-verbal et le rapport de soutenance dans son intégralité doivent être transmis au BED au plus tard 8 jours après la soutenance.
Une attestation de réussite est adressée au docteur par le BED, après réception des originaux de ces documents, et après vérification de leur conformité aux textes réglementaires. Le rapport de soutenance est communiqué au doctorant dans le mois suivant la soutenance.

CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE APRES VOTRE SOUTENANCE

Dans un délai maximum de trois mois après la soutenance, vous devez déposer votre manuscrit de thèse pour archivage et diffusion.

Vous déposez la version électronique définitive dans votre espace personnel ADUM, puis une version papier du manuscrit au secrétariat de votre école doctorale. Vous remplissez sur ADUM lee formulaire de dépôt de thèse soutenue, qui contient des informations sur la thèse (métadonnées, résumés, mots-clés), des informations bibliographiques et une attestation de conformité électronique. Une attestation de corrections est également jointe. En effet, le jury peut demander des corrections à l’issue de la soutenance. Ces corrections doivent être effectuées par vous-même et certifiées par votre directeur de thèse.

IMPORTANT
C’est ce dépôt qui enclenche la procédure d’impression du diplôme. Sans cela, le bureau administratif ne reçoit aucune information lui permettant l’impression du diplôme.

RETRAIT DE L'ATTESTATION DE RÉUSSITE ET DU DIPLÔME

Deux documents vous sont remis après votre soutenance : une attestation de réussite et votre diplôme.

L’attestation de réussite

Dans un délai de 15 jours après votre soutenance, votre directeur de thèse ou le président du jury de votre soutenance doit remettre le procès-verbal de la soutenance. Dès lors, votre attestation de réussite pourra être éditée et vous être remise.
ATTENTION : aucun duplicata ne pourra vous être fourni.

 

Le diplôme

La remise du diplôme est conditionnée :

  • à la remise du rapport de soutenance par votre directeur de thèse ou le président du jury de votre soutenance (dans les meilleurs délais après la soutenance)
  • au dépôt définitif de votre thèse (en version électronique sur ADUM, en version papier auprès de votre ED) et à la remise du formulaire de dépôt de thèse soutenue (auprès de votre ED)

Une fois votre diplôme édité et signé par le Rectorat, vous êtes contacté(e) pour qu’il puisse vous être remis.

La délivrance du diplôme s’effectue selon les modalités décrites dans la procédure disponible ici.

OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES

Les établissements de soutenance ont l’obligation de diffuser les thèses via leur intranet.

Si votre thèse est soumise à une clause de confidentialité, cette obligation ne sera mise en œuvre qu’à compter de la levée de la confidentialité.

Votre thèse sera également signalée via différents catalogues ou portails, le signalement d’une thèse soutenue étant une obligation légale pour tout établissement habilité à délivrer le diplôme de doctorat.

Les fichiers que vous fournirez seront transmis au Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES), qui assure l’archivage pérenne des thèses de doctorat. La conservation de la thèse est obligatoire, même si le document est soumis à une clause de confidentialité.

DIFFUSION SUR INTERNET

Outre les obligations réglementaires, vous pouvez faire le choix d’une diffusion libre sur Internet.

Vous pourrez en décider au moment de remplir le Formulaire de dépôt de thèse soutenue.

Label Doctorat Européen

Afin d’encourager la mobilité des doctorants, la Direction de la Recherche et des Etudes Doctorales de l’établissement Université Bourgogne Franche-Comté (UBFC) met en place le label «Doctorat européen ».

La mise en place de ce label n’est pas définie par un texte réglementaire et reste une initiative des établissements. Il est déjà délivré dans de nombreuses universités françaises depuis 1992 (Montpellier, La Rochelle, Lille, Limoges, Aix-Marseille, Nice, Lyon, etc.).

Le label est sollicité avant la soutenance de la thèse et est réservé aux étudiants originaires des 28 pays de l’Union européenne1, étendue aux autres états de libre-échange (Suisse, Islande, Norvège, Liechtenstein). Il s’agit d’une qualification qui ne doit pas être confondue avec la procédure de conduite de thèse en cotutelle, mais à laquelle elle peut s’ajouter.

Le « Doctorat européen » consiste en une attestation ajoutée au diplôme de doctorat classique délivrée par UBFC et signée par son président.

Le « Doctorat européen » est délivré lorsque l’étudiant a satisfait aux quatre critères fixés par la Confédération des recteurs de l’Union européenne (maintenant Association européenne des universités, EUA) :

  1. Préalablement à la soutenance, les travaux sont examinés par deux collègues rapporteurs, habilités à diriger des recherches, appartenant à deux établissements autres que UBFC, dont au moins un européen non français. Les rapports doivent clairement mentionner que les travaux de recherche peuvent faire l’objet d’une délivrance de doctorat et parvenir à l’école doctorale quatre semaines avant la soutenance.

  2. La composition du jury est définie par les textes avec au moins un membre du jury appartenant à un établissement d’enseignement supérieur d’un Etat européen autre que UBFC.

  3. Une partie au moins de la soutenance doit être effectuée dans une langue nationale européenne autre que la langue nationale du pays où a été préparé le doctorat.

  4. Le doctorant doit avoir effectué un séjour de recherche d’au moins trois mois dans un pays membre de l’Union européenne.

Procédure administrative

La demande devra être faite auprès de l’école doctorale par le doctorant au plus tard trois mois avant la soutenance à l’aide du formulaire de candidature, auquel sera joint le compte-rendu de la mobilité cosigné par le directeur de thèse UBFC et le directeur de l’équipe d’accueil à l’étranger. La candidature devra être validée par l’école doctorale au moment de la proposition des rapporteurs et des membres du jury.