Comité de suivi de thèse

Le comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat UBFC et la convention de formation. Il évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur et au directeur adjoint de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.

Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant (article 13 de l’arrêté du 25 mai 2016).

A partir de la rentrée universitaire 2018-2019, les modalités d’organisation des comités décidées par le Conseil de l’ED sont les suivantes :

– Le comité individuel de suivi est obligatoire à partir de la demande d’inscription en troisième année (arrêté du 25 mai 2016) et donne lieu nécessairement à une audition du doctorant (physique ou par voie électronique sous visioconférence).

– L’organisation du comité de suivi est sous la responsabilité du laboratoire d’accueil du doctorant en collaboration avec le directeur et le directeur adjoint de l’ED.

– Le conseil du laboratoire de rattachement du doctorant devra désigner deux membres HDR du laboratoire auquel sera associé un membre HDR non membre du laboratoire. Le Comité devra rendre un rapport écrit à l’ED qui sera rédigé par le membre HDR externe.

– Le format de ce rapport est fourni par l’ED afin de comporter des éléments communs pour l’ensemble des unités de recherche de l’ED.

– La participation du doctorant à son comité individuel de suivi de thèse est obligatoire. En cas d’indisponibilité de celui-ci pour cas de force majeure, il peut être proposé une autre date au doctorant.

Dans tous les cas, le comité individuel de suivi de thèse sera organisé, dans la mesure du possible, avant le 30 juin de l’année civile d’inscription.

Le doctorant rédigera chaque année un compte-rendu d’activité qu’il remettra au directeur de son laboratoire en fonction des procédures imposées par la COMUE UBFC. Il remettra obligatoirement pour signature, chaque année, son portfolio individuel de formation actualisé à son directeur de thèse qui rendra un avis sur l’état d’avancement de la thèse. Le rapport d’activité, le portfolio de formation complété et signé par le directeur de thèse ainsi que l’avis du directeur seront mis à la disposition des membres du comité de suivi.

Synthèse des Modalités

1. Phase de suivi individuel : réunion et rapport du comité de suivi individuel de thèse. Le comitéde suivi individuel aura un entretien obligatoire au moins une fois par an avec le doctorant pour la troisième demande de réinscription, ou pour la deuxième si le directeur de thèse ou le doctorant le souhaite. Le comité de suivi recevra de celui-ci un rapport d’activitéet évaluera àcette occasion les conditions de la formation et le niveau d’avancement de la recherche du doctorant. Il formulera un avis sur la demande de réinscription et transmettra un rapport aux directeur et directeur adjoint de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.

2. Phase administrative : dossier de réinscription avec pièces complémentaires. L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur et/ou du directeur adjoint de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et après avis du comité de suivi individuel du doctorant obligatoire à partir de la 3ième inscription.

Seuls les dossiers complets, incluant la Convention individuelle de formation et, le cas échéant, l’avis du Comité individuel de suivi de thèse, seront traités par le secrétariat de l’ED.